★Gmailの基本的な使い方。便利な裏ワザも紹介!

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Googleアカウントを登録すれば使えるようになるGoogleのメールサービスであるGmail。

多くの方がこのGmailを使っていると思いますが、基本的な使い方は知っていますか?

使い方をマスターしておけば、怖くありませんね。

さらに、便利な裏ワザがあるのはご存知ですか?

普段Gmailを使っている方でも意外と知らない便利な裏ワザがあるかも・・・?

そんな気になるGmailの使い方や便利な裏ワザについてクローズアップ!

今回は『Gmailの基本的な使い方。便利な裏ワザも紹介!』についてご紹介します。

Gmailの基本的な使い方(PC)

  • メールの送信

    「作成」をクリックし、一番上の宛先に相手のメールアドレスを入力します。

    基本的にTOを使用します。

    CC、BCCは、他にも相手とのメールを見てもらいたい人がいる場合に使用します。

    件名と本文を入力し、「送信」をクリックしたら完了です。

    ファイルを添付する場合は、「ファイルを添付」をクリックして、ファイルを選びます。

  • メールの返信

    Gmailのスレッド一覧画面から返信をしたいメールを選択してメッセージ詳細を表示し、「返信」をクリックします。

    返信メールの本文を入力します。

    メールを返信する場合は、Toは自動的に入力されますので、入力は不要です。

    件名、本文を入力し、「送信」をクリックしたら完了です。

Gmailの基本的な使い方(スマホ)

  • メールの送信

    スマホの場合、Gmailアプリを起動して「メイン」の受信トレイが表示されている状態で、右下の「鉛筆」のアイコンをタップします。

    メール作成画面が開きますので、「To」に宛先のメールアドレスを入力します。

    そして、件名と文章を入力して、右上の「紙飛行機」のアイコンをタップすると、送信することができます。

    ファイルを添付する場合は、メール本文の作成中に、右上の「サブメニュー」のアイコンをタップします。

    そして、「ファイルを添付」をタップして、添付したいファイルを選択し、添付完了です。

  • メールの返信

    届いたメールを開いて、右上の「矢印」のアイコンをタップします。

    返信メール作成画面が開きますので、返信内容を作成して、右上の「紙飛行機」のアイコンをタップすると、返信完了です。

Gmailの便利な裏ワザ

  • いろいろなメールをGmailで受け取る

    Gmailでは、最大5件のメールアカウントを登録することができます。

    この機能を使えば、会社のメールやケータイのメールがGmail一本でまとめて使えるようになります。

    やり方は、トップページの右側にある歯車をクリックし、メニュー内の設定をクリックします。

    設定のアカウントとインポートをクリックし、アカウントとインポート内の「自分のPOP3メールアカウントを追加」をクリックします。

    左上に表示される指示に従い、メールアカウントを追加し、画面に表示される指示に従って登録することで、複数のメールアカウントを単独のGmailアカウントで管理できるようになります。

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  • ラベリングを使う

    Gmailにはメールにさまざまな条件を割り当てる「ラベル」という機能があります。

    ラベルを付ける作業をラベリングと呼び、送受信やキーワードや添付ファイルの有無などをラベリングすることが可能です。

    そして、受信したメールを自動的ラベリングする設定を行うことで、全自動でメールを分類することができます。

    ちなみに、この設定はパソコンのみからとなっていますので、ご注意ください。

    やり方は、ページ左部の開くをクリックした後、ページ下部に表示される「新しいラベルを作成」をクリックします。

    そして、新しいラベル名を入力し、作成ボタンをクリックします。

    既にあるラベルの子ラベルにしたい場合、「次のラベルの下位にネスト」をチェックし、希望の親ラベルを選択し、作成ボタンを押します。

    ラベリングしたいメールを一通開き、ページ上部のその他からメールの自動振り分け設定をクリックし、メールアドレスを確認した後、ポップアップの右下にある「この検索条件でフィルタを作成」でクリックします。

    そして、「ラベルを付ける」をチェックし、ポップアップで希望するラベルを選択し、「左下にあるフィルタを作成」をクリックします。

    なお、「フィルタを作成する」の横にある「一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れると、過去のメールにもラベルが適用されます。

  • アーカイブ機能を使いこなし、重要なメール以外を削除する

    不必要なメールを削除し、必要なメールだけを表示すると、メール処理の速度は高まります。

    しかし、「多分必要ないだろうけど、もしかしたら必要かも」というメールはなかなか削除できませんよね。

    そんなときに役立つ機能が「アーカイブ」機能です。

    やり方は、アーカイブしたいメールを選んでマウスを右クリックし、アーカイブを選択します。

    アーカイブしたメールを表示するには、「-in:inbox」と検索します。

  • 検索コマンドを使いこなす

    Gmailの検索窓を使いこなすことで、作業効率の向上につながります。

    ・「is:unread」

    未読メールのみを表示することができます。

    ・「label:X」

    Xという名前のラベルが付与されたメールのみを表示することができます。

    ・「filename:jpg」

    添付ファイル名を指定して検索することもできます。

    この場合だと、jpg画像が添付されたメールのみが表示されます。

    ・「has:attachment」

    添付ファイルがあるメールのみを表示することも可能です。

    filenameと組み合わせて使えば、検索スピードもアップします。

    ・「before:2015/01/01」

    指定した日付より前のメールを検索することが出来ます。

    beforeをafterに変えれば、指定した日付より後のメールも検索できます。

  • 返信定型文の作成

    同じメールを繰り返して送る状況にある場合、いくつかの返信定型文を設定しておくとよいでしょう。

    よく使う文面を保存しておくと、作成フォームの横にあるボタンひとつで送信できます。

    右上の「歯車」アイコンをクリックし、「設定」から「Labs」をクリックして「返信定型文」までスクロールし、オプションを有効にします。保存したら、新しいメール作成のボタンをクリックします。

    メッセージ・ボックスの右下の隅に小さな矢印が現れますので、この矢印をクリックすると「返信定型文」がオプションとして現れます。

    そこから、返信定型文を作成することができるようになります。

まとめ

今回はGmailの使い方や便利な裏ワザについてご紹介しました。

今までGmailを使おうと思ってもやり方が分からなかった人、使っているけれど、便利な裏ワザは知らなかった人。

機能は日々、アップグレードしています。

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ぜひ、Gmailを便利に使ってみて下さいね。

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記事公開日:2018年4月25日

カテゴリー:仕事 日常

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