会社の留守番電話、メッセージ例とマナー

留守番電話、会社は特にこの留守番電話を設定しているのはなぜでしょうか?

また、会社の留守番電話を設定するときのメッセージはどんな例があるのでしょうか?

留守番電話とひと言で言うと、その例は非常に多く、会社の営業時間の案内だけではないようです。

そのメッセージひとつで、その会社の様子がわかる!

そのメッセージひとつで、その次の行動も変わりますね。

留守番電話で伝わるメッセージが、会社のその後に大きく影響することもありそうですね。

例文に従って会社の年間の留守番電話のメッセージを考えておくと直前で焦ることはなさそうです。

ではここでは、その例文がどのような場面でどのように使われるのか、『会社の留守番電話、メッセージ例とマナー』それぞれの例文を見ていきましょう。

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留守番電話のメッセージ例

留守番電話の設定されている会社とそうでない会社の違いは大きく、設定されていない会社はいつまでも連絡がつかない印象がつきます。

その点、留守番電話で営業時間や休暇のご案内があると、安心できます。

では、会社の留守番電話、そもそも営業時間を案内するだけのものかと思えば、そうでもないようです。

留守番電話を設定する例をあげると・・・

  • 営業時間の案内
  • 年末年始など長期休暇の案内
  • 一時的な外出の案内
  • 受付専用ダイヤルでの案内

などなど。

場面場面によって、少しずつメッセージが変わりそうです。

例えば、営業時間外に設定される、営業時間の案内をする例文は…

「お電話ありがとうございます。株式会社○○○○でございます。営業時間は午前9時~午後5時までとなっております。誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しくださいませ。お電話ありがとうございます。」

となります。

ここで、緊急の場合など営業時間外でもご連絡する場合は、

「お急ぎの方は、留守番電話に会社名・お名前・連絡先をお話ください」などのメッセージを加えることもあります。

緊急なことが発生しにくい会社の業態では、かけた側から留守番電話へのメッセージを残すことができない場合も多いようですね。

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留守番電話を聞いたら折り返し電話して欲しい場合の例

会社の電話を携帯へ転送している場合なども多い現在、外出をしているなどで留守番電話の設定になっている際は、何度も行き違いになり、留守番電話を聞いたら折り返し電話をして欲しいという場合もありますね。

お取引先によっては、お願いしにくい場合もあるかもしれませんが、急ぎの要件などの場合は下記の様なことに注意しながら留守番電話にコメントしましょう。

「○○様のお電話でよろしいでしょうか?○○会社の○○です。先日の見積の件で、至急確認したいことがありご連絡しました。お忙しいところ恐縮ですが、折り返しご連絡をいただけますよう、よろしくお願い致します。」

または、折り返しのお電話をお願いしにくい場合は「お忙しいところ恐縮ですが、折り返しご連絡をいただけますようよろしくお願い致します。」→「後ほどかけ直します」とすればいいでしょう。

いずれにしても、無言で留守番電話を切ったり、要件のみ伝えて名前や連絡先を伝え忘れるなどがないように、最低のマナーを守りましょう。

留守番電話のメッセージのポイントとマナー

留守番電話を設定する側、電話をかける側、どちらにしても相手に対するちょっとした心遣いをするだけで、お互いの要件も伝わりやすくなります。

  • 落ち着いて話し始めること
  • 会社名、部署、名前をはっきり伝えること
  • 要件を要約してわかりやすく伝えること
  • 折り返しのお電話を依頼するときは、連絡先をきちんと伝えること

留守番電話にメッセージを残すときには、意識してはっきり話すこと、名前などが聞き取れるようにゆっくり話すことも必要でしょう。
普段から早口の方は、録音した自分の声を聞いてみるのもいいでしょう。

その1本の電話であなたの印象も変わり、留守番電話の声のトーンでビジネスが変わることもあるので意識していきたいですね。

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